Work From Home pentru companii: avantaje și dezavantaje

Conceptul de Work From Home aduce o serie de avantaje pentru companii, însă în funcție de domeniul de activitate pot apărea și unele investiții care generează costuri suplimentare.

Work From Home (WFM) este un concept care există de mulți ani în țările din vestul Europei, însă până la pandemia de coronavirus era folosit doar de anumite companii și doar pentru anumiți angajați.

Acest lucru este evidențiat și de cele mai recente date oficiale raportate de Eurostat. În medie, doar 5.2% dintre angajații din Uniunea Europeană lucrau de obicei de acasă în anul 2018, iar Eurostat menționează că procentul de 5% a rămas constant la nivelul UE în ultimul deceniu.

Deloc surprinzător, România era printre țările cu cel mai mic procent de angajați care lucrează constant de acasă: doar 0.4% în 2018. Singura țară care stătea mai prost la acest capitol era, desigur, Bulgaria (0.3%).

Restricțiile de circulație și, mai recent, măsurile legale de distanțare socială au accelerat în mod semnificativ conceptul WFM. Acolo unde acest lucru a fost posibil din punctul de vedere al jobului, indiferent de mărime, companiile au permis unui număr mare de angajați să lucreze de acasă, iar această tendință continuă și acum sub diverse forme. Schimbarea a adus atât avantaje, cât și o serie de provocări pentru companii.

Avantajele Work From Home pentru companii

Pentru moment, cele mai multe companii așteaptă evoluția pandemiei pentru a decide definitiv modul în care vor operă de acum înainte, însă există deja o serie de tendințe care nu pot fi ignorate.

• reduceri de costuri cu chiria pentru birouri

De departe, principalul avantaj pentru companii al conceptului Work From Home este reducerea drastică a spațiului necesar pentru birouri. Astfel, multe companii pot opta pentru păstrarea unui spațiu restrâns pentru persoanele care trebuie să fie prezente la birou prn natura postului sau pentru întâlniri, ceea ce are ca efect o reducere semnificativă a chiriei.

Cât de semnificativă? Nu este foarte greu să deducem, pe baza prețurilor solicitate de proprietarii clădirilor de birouri. De exemplu, chiria în clădirile de birouri recent construite în București ajunge la aproximativ 10 euro pe metru pătrat. Pentru o firmă de mici dimensiuni care închiriază 100 de metri pătrați, chiria lunară ajunge lejer la 1.000 de euro, cu care ar plăti încă măcar parțial încă un angajat.

Între timp, companiile cu mii de angajați au în prezent spații mult mai generoase. De exemplu, Bitdefender a închiriat recent aproape 10.000 de metri pătrați în clădirea Orhideea Towers pentru aproape 900 de angajați. Să presupunem că spațiul mare a condus la negocieri și că Bitdefender ar fi primit un discount de 50%, însă chiar și așa compania ar plăti o chirie lunară de 50.000 de euro.

• reduceri de costuri cu diverse decontări

Numeroase companii ofereau ca avantaje pentru angajați decontarea costurilor cu transportul, unele dintre ele inclusiv cu servicii de ride-hailing precum Uber sau Bolt, însă aceste costuri dispar dacă angajații lucrează de acasă.

În plus, pentru multe companii, o parte din buget era alocată pentru diverse deplasări ale managerilor pentru întâlniri de business. În unele cazuri, costurile pentru aceste deplasări sunt semnificative, în special dacă vorbim despre întâlniri în alt oraș sau chiar altă țară. Toate aceste întâlniri au loc însă acum prin platforme video precum Zoom, ceea ce contribuie la reducerea costurilor.

• recrutări indiferent de localitate

Până la izbucnirea pandemiei, numeroase companii erau dispuse se suporte cel puțin parțial relocarea noilor angajați din alte localități, întrucât în special în domeniul IT deficitul de personal era foarte mare.

Pe măsură ce conceptul Work From Home câștigă popularitate, companiile vor putea angaja persoane din alte localități decât sediul principal fără să-și bată capul cu problema relocării.

Dezavantajele Work From Home pentru companii

Pe lângă numeroasele avantaje pe care le presupune ideea de WFH, companiile se confruntă și cu unele dezavantaje.

• securitatea datelor

Pe măsură ce atacurile cibernetice s-au modernizat, securitatea datelor a devenit o componentă esențială pentru orice companie, inclusiv pentru cele care nu activează în domeniul IT. În momentul în care o mare parte dintre angajați lucrează de acasă, securitatea datelor este, inevitabil, mai greu de gestionat.

Utilizarea datelor firmei pe calculatoarele și laptopurile personale ale angajaților generează o serie de riscuri de securitate. Asta cu atât mai mult cu cât mulți angajați ignoră chiar și cele mai elementare măsuri de securitate. Prin urmare, există companii care au adoptat măsuri drastice, inclusiv cumpărarea de laptopuri pentru angajați pe care aceștia să-și facă treaba de acasă.

Specialiștii anticipează că numărul și gravitatea atacurilor cibernetice va crește semnificativ în următoarea perioadă. De altfel, FBI anunța recent că de la 1 ianuarie și până la sfârșitul lunii mai primise 320.000 de plângeri legate de atacuri cibernetice, comparativ cu cele 400.000 de pe tot parcursul anului 2019.

• cresc costurile cu logistica IT

Direct legat de măsurile de securitate, numeroase companii se văd nevoite în această perioadă să investească în noi calculatoare și laptopuri pentru angajați, care generează costuri suplimentare. Personal am auzit și de cazuri în care o companie cumpără servicii VPN pentru o protecție suplimentară a datelor, iar acestea nu sunt deloc ieftine.

• gestionare complexă a angajaților

Cu siguranță este mai ușor să gestionezi angajații dacă toți sunt prezenți într-un singur loc decât dacă fiecare dintre ei lucrează pe cont propriu de acasă. În funcție de specificul firmei sau de valoarea angajaților, acest lucru poate genera bătăi de cap, inclusiv din punct de vedere financiar.

Tocmai de aceea, firmele care își respectă angajații și care la rândul lor au angajați care își respectă angajatorii vor fi cele care vor trece cel mai ușor prin această tranziție, întrucât încrederea reciprocă devine esențială.

Concluzii

În principiu, conceptul Work From Home aduce numeroase beneficii pentru firme, în special în privința costurilor legate de chirii sau decontarea călătoriilor de afaceri, pe lângă posibilitatea de a extinde recrutările la nivel național sau european.

Totuși, companiile trebuie să fie atente și la o serie de provocări, dintre care cele mai importante sunt legate de securitatea datelor și încrederea în proprii angajați.

Multe dintre aceste avantaje nu se văd încă momentan, întrucât traversăm o perioadă de tranziție. Până la stabilizarea situației cu pandemia de coronavirus, cele mai multe companii au decis să permită temporar angajaților să lucreze de acasă, i-au chemat la birou prin rotație, cu păstrarea măsurilor de distanțare socială, sau chiar au “inventat” ture de lucru, acolo unde acest lucru este posibil.